Необходимость обеспеченияжизнеспособности организации в современныхусловиях накладывает огромную ответственностьна ее руководителей. Неизмеримо растет ценакаждой допущенной ошибки при принятии решений,порой требуется оперативная корректировкапринятых решений. Для всего этого необходимакачественная, т.е. своевременная, достоверная иполная информация. В статье обозначены дванаправления для достижения этой цели: системныйконтроль за деятельностью организаций на баземониторинга их отчетности, что уже сегодняпроводится в ОАО «КАМАЗ», и комплексныйэкономический анализ, который в основном, хотя ипроводится в крупных корпорациях, в т.ч. и в ОАО«КАМАЗ», но не доводится до качественногозавершения, т.е. до стадии координациидеятельности различных структур обобщения ианализа материалов и выработки вариантовобоснованных решений.
Одной из основных задач системывнутреннего контроля организации и службывнутреннего аудита, в частности, являетсяобеспечение менеджеров качественнойинформационной базой для принятияуправленческих решений. Качествопредоставляемой информации в данном случаеопределяется ее своевременностью,достоверностью и полнотой.
Информация о финансово-хозяйственнойдеятельности, состоянии финансов и имуществапоступает руководителям организации из двухисточников.
В первую очередь, это традиционныеформализованные источники информации. Сюдаотносится прежде всего бухгалтерская(финансовая) отчетность, утвержденная сверху илипринятые в организации отчетные формы. Сразвитием в крупных организацияхуправленческого учета формы отчетности в нихзначительно расширились и стали в большейстепени отвечать требованиям потребителей.Вышеназванные формы составляются с определеннойпериодичностью и отражают состояние организациина определенную дату или хозяйственные операцииза период.
Кроме того, ряд систем внутреннегоконтроля и служба внутреннего аудита в том числепредоставляют руководству дополнительнуюинформацию путем проведения проверокфинансово-хозяйственной деятельностиорганизации или углубленных целевых проверокотдельных ее аспектов (сторон). Полученная в ходепроверок информация носит более оперативныйхарактер (что очень ценно при принятииуправленческих решений), она более достоверная,детализированная, в силу того, что проводится поинициативе (поручениям) руководителей в большейстепени удовлетворяет потребностируководителей в информации нужного качества.
Основным недостатком данногоисточника информации, на наш взгляд, является егобольшая трудоемкость: для проведениякомплексной проверки финансово-хозяйственнойдеятельности хозяйствующего субъектанеобходимо минимум 100 человеко-дней. В крупныхкорпорациях, таких как ОАО «КАМАЗ», дляобеспечения системного контроля предприятий иподразделений путем проверок ихфинансово-хозяйственной деятельности требуетсябольшое количество высококвалифицированныхспециалистов. Так, например, для ежегоднойпроверки деятельности 75 предприятий иподразделений ОАО «КАМАЗ», исходя из 100человеко-дней на проверку при 40 часовой рабочейнеделе, необходимо иметь службу минимум из 34специалистов. При этом они не должны отвлекатьсяна другие работы, что в действительности нереально. Сегодня в контрольно-ревизионной службеОАО «КАМАЗ» работают 11 специалистов, т.е. каждаяорганизация теоретически в лучшем случае можетбыть проверена один раз в три года. Естественнопри этом говорить о системном контроленекорректно.
Данные обстоятельства заставляютобращать больше внимания на формализированныеисточники информации. В контрольно-ревизионнойслужбе КАМАЗа и ранее использовались материалыбухгалтерской отчетности для анализафинансового состояния организаций. Этопроисходило, как правило, в ходе камеральныхпроверок в плане подготовки к комплекснымревизиям организаций, либо такой анализпроводился уже в ходе самой комплекснойпроверки; иногда материалы анализа входили каксамостоятельный раздел в акт проверки.
В единичных случаях имелись порученияот руководителей проводить расширенный анализфинансово-хозяйственной деятельностиорганизации по их бухгалтерской (финансовой)отчетности. Такие поручения были обусловленытрудностями выезда на место и большими затратамина выездные проверки (например, проверкадеятельности СП, расположенных за рубежом).
Поставленная собственниками ОАО«КАМАЗ» задача выхода на безубыточную работу,образование на базе основных заводов КАМАЗасамостоятельных юридических лиц в формеоткрытых акционерных обществ (и соответственноновые формы взаимоотношений с вчерашнимиподразделениями, которые, по сути, являлись хотяи очень большими, но все-таки цехами, а сегоднястали юридически самостоятельными акционернымиобществами) — это, на наш взгляд, две основныепричины, которые требовали искать новые формыработы и повышения качества принимаемыхуправленческих решений.
На основании анализа деятельностидочерних обществ за 1998 год и материалов работы ихревизионных комиссий, обобщения и изучениянакопленного в контрольно-ревизионной службеКАМАЗа опыта, была предложена система контроляза деятельностью дочерних обществ и капитала,вложенного в эти общества, на базе мониторинга ихбухгалтерской (финансовой) отчетности.Проведение мониторинга было закреплено приказомпо ОАО «КАМАЗ».
Впервые анализ показателейфинансово-хозяйственной деятельности дочернихобществ на базе отчетности был проведен поитогам работы за 1 полугодие 1999 года. На основанииматериалов по ряду организаций были изданыприказы по ОАО «КАМАЗ» и по организациям.Материалы были рассмотрены на заседанияхСоветов директоров и намечены мероприятия поустранению нарушений и недостатков. На основанииобобщения полученного опыта работы по данномунаправлению были внесены коррективы как поорганизации мониторинга, так и пометодологическим аспектам.
В дальнейшем следующим приказом по ОАО«КАМАЗ» была закреплена целостная система,которая при существующей реальной ситуацииобеспечила бы системный контроль задеятельностью дочерних обществ и вложенного вних капитала и обеспечила бы руководителейкачественной информационной базой для принятияуправленческих решений.
Основными элементами системыявляются:
- мониторинг финансово-хозяйственной деятельности дочерних обществ на базе их бухгалтерской отчетности;
- создание корпоративных стандартов по основным направлениям деятельности (они призваны обеспечить единую политику по корпорации по основным направлениям работы и позволят системам внутреннего контроля организовать свою работу, имея утвержденную нормативную базу);
- обобщение, анализ и использование материалов внешних контролирующих органов (зачастую организации жалуются на большое количество проверок, при этом материалы проверок не всегда анализируются, не выявляются причины нарушений и они из года в год повторяются; кроме того, работу внешних контролирующих органов полезно рассматривать как оценку системы внутреннего контроля хозяйствующего субъекта);
- координация деятельности подразделений ОАО «КАМАЗ» и соответствующих служб дочерних обществ по анализу финансово-хозяйственной деятельности организаций;
- и, наконец, создание и поддержание базы данных по дочерним обществам, которая служила бы информационной базой для принятия стратегических управленческих решений по ОАО «КАМАЗ» и его дочерним обществам.
Система предполагает также созданиеэлектронной базы данных в дочерних обществах,куда имели бы доступ ревизионные комиссииобществ и служба внутреннего аудита корпорации.
В конечном итоге система направлена наповышение эффективности управленческого трудапутем создания качественной, комплекснойинформационной базы для принятия управленческихрешений; на повышение эффективностидеятельности дочерних обществ путем перехода сметода последующего контроля (т.е. с констатациисвершившихся отрицательных результатов) копережающему контролю путем системного анализаих финансово-хозяйственной деятельности,прогноза возможных отрицательных явлений ирезультатов, принятия своевременных решений.Повышению эффективности деятельности дочернихобществ способствует также выявление резервовулучшения состояния дел, определение «узкихмест», отрицательно влияющих на результатыдеятельности, и причин их возникновения.
При серьезном подходе к системномуконтролю неизбежно возникают вопросы ресурсногообеспечения. Прежде всего, это кадры. На КАМАЗепроблема сегодня решается привлечением кмониторингу всех ведущих специалистовУправления бухгалтерского учета, отчетности иконтроля (УБУОиК) в качестве председателей иличленов ревизионных комиссий дочерних обществ.Усилиями специалистов УБУОиК на базекомпьютерной программы «Альт-финансы»разработана и используется программа по анализуфинансово-хозяйственной деятельностиорганизаций на основе коэффициентов. Втораяпроблема заключается в том, что сегодня оченьдинамично меняется нормативная база побухгалтерскому учету и отчетности, поналогообложению, по правовым вопросам инеобходимо квалифицированное методологическоесопровождение работ по мониторингу отчетностиорганизаций.
С дальнейшим развитием данногонаправления, когда потребуется повыситькачество аналитических материалов,оперативность работы, составлять различныеварианты прогнозов результатов деятельности приизменении тех или иных внешних и внутреннихфакторов, влияющих на деятельность организации,и при изменении составляющих производственныхпроцессов, рабочего времени специалистов,занимающихся мониторингомфинансово-хозяйственной деятельности, учитываяих серьезную нагрузку в качестве штатныхработников УБУОиК, будет не достаточно длявыполнения этой работы.
Предложенную систему контроля задеятельностью дочерних обществ на баземониторинга их отчетности можно рассматриватькак первый этап организации комплексногоэкономического анализа, включающего разделы:анализ организационно-технического уровня иразвития производства, анализ себестоимостипродукции, анализ реализации и финансовыхрезультатов, анализ финансового состояния ианализ инвестиционной деятельности. Этоутверждение основано на том, что анализируяфункциональные обязанности подразделенийдирекции по экономике и финансам ОАО «КАМАЗ»,департаментов по собственности, качества,развития и внедрения новых разработок,торгово-финансовой компании,производственно-диспетчерского управления,управления бухгалтерского учета, отчетности иконтроля, мы пришли к выводу, что все этиорганизации в своей деятельности должны илиосуществляют в различных аспектах анализдеятельности ОАО «КАМАЗ» и его организаций.Проблема заключается в том, что зачастуюрезультаты анализа в силу своего недостаточногокачества, незаинтересованности руководителейэтих организаций и других причин остаются всамих этих организациях. Сегодня в ОАО «КАМАЗ»нет структуры, которая взяла бы на себя функциикоординации деятельности по комплексномуэкономическому анализу, обобщая и анализируяматериалы всех функциональных подразделений поразличным аспектам и готовя рекомендации дляруководителей корпорации. А сегодня без этогозавершающего звена огромная работа, проводимаяфункциональными подразделениями, зачастую идет«в корзину», используется эпизодически, аруководители, не имея достаточной информации,вынуждены принимать управленческие волевыерешения.
Каковы же основные проблемы приорганизации системного контроля задеятельностью дочерних обществ и вложенного вних капитала на базе мониторинга их отчетности?
Во-первых, это незавершенность циклаобеспечения руководителей корпорациикачественной информацией и рекомендациями.Необходима координация проводимых различнымиструктурами работ и квалифицированная обработканакопленных материалов с выдачей различныхвариантов обоснованных рекомендаций.
Во-вторых, это ресурсное обеспечение и,прежде всего, достаточное количествоквалифицированных специалистов. Длякомплексного анализа необходимо иметь опытработы по разным направлениям и достаточнохорошо знать анализируемую организацию. Этого неможет дать ни один ВУЗ и приобрести такой опыт закороткий промежуток времени невозможно.
Кроме того, такие специалистыдостаточно привлекательны для серьезныхкоммерческих структур, которые, как правило,могут предложить специалистам большеевознаграждение за труд.
В-третьих, как это ни парадоксально,имея острую нехватку информации для работы,руководители тем не менее порой не воспринимаютпредставляемые им аналитические материалы. Нанаш взгляд, это обусловлено тем, что квалификациянекоторых руководителей как экономистов вшироком смысле слова еще не позволяет припринятии решений оперировать экономическимикатегориями; по-прежнему преобладает принятиерешений в лучшем случае на основаниинакопленного опыта. Кроме того, на сегодняшнийдень сами аналитические материалы недостаточнопривлекательны, изобилуют финансовымикоэффициентами, что делает их невоспринимаемыми,или, наоборот, носят чисто статистическийхарактер; нет единого подхода к составлениюматериалов, что требует много времени для ихизучения и использования в работе. Данныйнедостаток можно устранить, если потребителианалитических материалов в лице руководителей,используя материалы в работе, укажут на теаспекты, которые им необходимы, и в какой форме.
Таким образом, в системе управлениякорпорацией внутренний аудит занимает важноеместо по обеспечению менеджмента качественнойинформацией. Данную задачу он может эффективнорешить при минимальных затратах с помощьюсистемного контроля за деятельностьюорганизаций на базе мониторинга их отчетности ипутем организации комплексного экономическогоанализа, опираясь на результаты работы имеющихсяфункциональных служб.
|